オランダの人事コンプライアンス・監査チェックリスト

オランダに進出し始めでも、何年も事業を営んでいたとしても、人事コンプライアンスは複雑でわかりにくいことが多いです。事業体の登録から、オランダ労働法に則った従業員の雇用と 安全の確保まで、タスクの多さは障害物コースのように感じられるかもしれません。起業家、人事担当者、または新支店の設立を担当するオペレーション・マネージャーにとって、これは難題です。

そこでオクタゴンでは、オランダでの事業立ち上げに役立つ人事監査チェックリストを作成しました。このガイドでは、貴社の人事慣行が法令に準拠し、現地の規制に沿ったものであることを確認するために不可欠なステップを説明します。

人事監査とは？

人事監査とは、人事プロセス、方針、システムを包括的に見直すことです。第一の目的は、貴社が現地の法律を遵守していることを確認することであり、その結果、貴社の人事業務が効率的で全体的なビジネス目標に沿ったものとなるようにすることです。オランダに進出する企業にとって、現地の人事規制を理解することは、法的リスクを回避し、労働力管理を最適化するために極めて重要です。ここでは、オランダの人事監査でカバーされる主要分野について詳しく見ていきます。

1. 事業体と税務登録

オランダで事業を立ち上げる際の最初のステップは、スムースに事業を運営できるように、適切に登録されていることを確認することです。人事部門は、事業体が商工会議所（KvK) に登録され、税務義務がオランダ税務関税庁で適切に管理されていることを確認する必要があります。有限会社、支店、子会社のいずれを設立する場合でも、コンプライアンス上の問題を回避するためには正しい登録が重要です。

主なチェック項目

• 事業体が商工会議所に登録されていることを確認する
• すべての給与税および従業員の社会保険料が正しく設定されていることを確認する

2. 従業員のビザと滞在許可

国際的な人材の雇用は成長のためですが、同時に管理上の責任も生じます。オランダでは、EU 域外の従業員は、適切な就労ビザまたは居住許可を取得しなければなりません。正しい文書を確保しないと、深刻な罰金や法的トラブルにつながる可能性があります。

主なチェック項目

• EU 加盟国以外の従業員が適切な労働許可証を取得していることを確認する
• ビザや滞在許可証の有効期限を把握する

3. 安全衛生コンプライアンス

オランダでは、職場における従業員の心身と社会的な健康を確保するために、厳格な安全衛生規制が施行さ れています。人事チームは、会社が労働条件法 （Arbowet) を遵守していることを確認しなければなりません。これには、職場の潜在的リスクの評価、安全手順の設定、事故の記録の管理などが含まれます。

主なチェック項目

• 労働条件法の基準に沿って、コンプライアンスに準拠した安全衛生方針を設定する
• 職場の安全プログラムを監督する安全責任者を任命する

4. 従業員の記録と文書化

正確で安全な従業員記録は、円滑な業務運営と法令遵守に不可欠です。オランダの法律では、雇用契約書や個人データなど、特定の文書の維持・更新が義務付けられています。人事部はまた、従業員への支払いが現地の税法に準拠していることを確認するため、給与計算書類も扱わなければなりません。

主なチェック項目

• 従業員のファイルに契約書、身分証明書、給与記録が含まれていることを確認する
• 従業員データのセキュリティと機密性を維持する

5. 給与および報酬慣行

オランダでの給与管理は、現地の税法、社会保障要件、およびオランダ特有の国外居住者向け 30％ルールを遵守する必要があります。正確な給与処理は、罰金を回避するための鍵であり、会社はすべての従業員手当、給与、賞与が適切に計算され、分配されていることを確認する必要があります。

主なチェック項目

• 正確な給与システムを導入し、税金、年金、社会保険料を処理する
• 報酬パッケージがオランダ労働市場において魅力であり、業界標準に沿ったものであることを確認する

6. 方針と手続き

長期的な成功を確実にするためには、明確で法律に準拠した人事方針を持つ必要があります。これには、雇用条件、差別禁止方針、苦情処理手続きなどを網羅した従業員ハンドブックの作成が含まれます。よく練られたハンドブックは 、法的リスクを最小限に抑えながら、前向きな職場文化を育むのに役立ちます。

主なチェック項目

• コンプライアンスに準拠した従業員ハンドブックを作成し、配布する
• 定期的に方針を見直し、オランダの労働法に最新であることを確認する

7. トレーニングと能力開発

従業員の能力開発に投資することは、企業の成長に有益であるばかりでなく、オランダの法律で義務付けられています。特に職場の安全性、多様性、インクルージョンなどの分野において、従業員が適切なトレーニングを受けられるようにすることが不可欠です。

主なチェック項目

• 体系的なトレーニングプログラムの開発と実施
• 従業員が安全やハラスメント防止などの分野で義務付けられているトレーニングを受けられるようにする

困ったときは専門のサポートを

特にオランダのような新しい地域に進出する企業にとっては、専門的な知識が必要となる人事コンプライアンス分野があります。このような場合、専門家のサポートを受けることで大きな違いが生まれます。例えば、駐在員ビザの取り扱い、オランダの30％ルールの遵守、税制の最適化などは、すべて専門家のサポートが有効です。オクタゴン・プロフェッショナルズでは、オランダの複雑な人事コンプライアンスを通して企業を導くことを専門としています。私たちは、給与システムの設定から従業員の福利厚生の管理、労働法のナビゲートまで、ビジネスのあらゆる段階に合わせたソリューションを提供します。

よくある人事のミスを避ける

新しい国で人事プロセスを構築する際、多くの企業がミスを犯し、その結果、ビジネスの可能性を逃してしまいます。

• 法令遵守の怠慢： 現地の労働法の最新情報を把握していないと、多額の罰金を科される可能性があります。

• 不十分な記録管理： 従業員記録の文書化が不十分な場合、コンプライアンス上の問題につながる可能性があります。
• 従業員の能力開発の怠慢： トレーニングや能力開発への投資を怠ると、従業員の定着率に悪影響を及ぼす可能性があります。

まずはご相談ください

オランダにおける人事コンプライアンスの設定と維持は複雑ですが、適切な監査チェックリストがあれば、プロセスを合理化し、ビジネスを確実にスタートさせることができます。オクタゴン・プロフェッショナルズが貴社のビジネスをどのようにサポートできるか、今すぐご相談ください。