人事でChatGPTを活用する方法

人事部で、ChatGPTを最大限に活用する方法はどのようなものがあるでしょうか。ChatGPTを筆頭に、生成AI製品が市場に出てからわずか数年で、業界やスキルの垣根を越えてプロフェッショナルがこのテクノロジーを仕事に導入する方法を発見しています。しかし、生成AIは技術者やマーケティング担当者だけのものではなく、ChatGPTのようなツールは人事でも使うことができます。今回の記事では、人事の専門家チームに話を聞き、どのようにAIを使って業務を効率化しているのかを探りました。人事担当者が生成AIを活用することで、管理業務に費やす時間を減らし、重要な人材により多くの時間を費やすことができるようになります。

AIは人事部でどのように活用されているのか？

AIを活用することで、人事部には大きな利益がもたらされます。2023年のマッキンゼーの調査によると、回答者の50％が人事コストの減少を実感しています。コストが減少した人のうち15%は、20%以上減少していると回答しています。生成AI技術の現状を踏まえると、コストの削減と効率の向上は、人事部にとって最も測定可能な利益であるといえます。生成AIは、人事部で主に以下のように活用されています。

• 繰り返しの作業の自動化

管理業務とコミュニケーションは人事部にとって重要な業務であり、定期的に業務に取り掛かり完了させる必要があることが多いですが、何時間も時間を取られることがあります。AIは、質問に答えたり、何百もの文書や履歴書を解析したりするような作業を自動化し、より戦略的な活動のために時間を節約することができます。

• コミュニケーションの改善

コミュニケーションを素早く生成できるだけでなく、ツールを使ってブレインストーミングをしたり、送りたいメッセージの声のトーンを微調整や、企画の提案を行うことができます。メッセージや重要な情報をさまざまな利害関係者に伝える必要がある場合に最適です。

• より良い意思決定を可能にする

繰り返しの作業を自動化することで、戦略的思考に時間を割くことができるようになります。さらに、人事チームは意思決定を行うために、より多くのデータと洞察を活用することができるようになります。

• 難しいコミュニケーションを容易にする

人事部では、難しいニュースを伝えたり、相手を思いやりながらセンシティブな会話をしなければならないことがよくあります。生成AIは、人事担当者がブレインストーミングを行い、難しい会話ができるだけスムーズに進むように構成するのを手助けします。

人事のための効果的なChatGPTプロンプト（指示や質問）の作成

効果的なプロンプトを書くために次に気を付けてみてください。

• 具体的であること

生成AIは結果を生成する際に、プロンプトに含まれる情報や詳細を優先します。例えば、アウトライン、提案のリスト、メールなどです。

• どのように考えるかを指示する

プロンプトの冒頭に「コンサルタントの役割をしてください」「プログラマーのようになってください」など、ChatGPTがどのようにあなたに情報を伝えるかをコントロールすることができます。

• 文脈を与える

文脈を与えることで、AIはより適切で、正確で、カスタマイズされた回答を提供できるようになります。これにより、AIが利用者のニーズを理解し、誤解を減らし、アウトプットの効率と質を高めます。

• できるだけコマンドを使う

最良のプロンプトは、質問ではなくコマンドを使用します。「この職務の候補者を不採用にするメールを書いてほしい 」というコマンドの方が、「この職務の候補者を不採用にするメールを書いてもらえますか？」という質問よりも望んだ回答を生み出してくれます。質問をするということは、AIが拒否することもありえます。

人事テクノロジーにおけるイノベーションと人間味のバランス

人事では、プロセスを合理化し効率を向上させるために、常に最先端のテクノロジーを活用することが極めて重要です。しかし、人事のコアを構成するパーソナルタッチを見失わないことも同様に重要です。テクノロジーは私たちの仕事を向上させますが、結局のところ、人事とは人であり、人をサポートし、人のニーズを理解し、有意義なつながりを育むことなのです。オクタゴンはイノベーションとパーソナルタッチのバランスを大切にしています。人材紹介から人事コンサルティングサービスまで、最新のテクノロジーとデータを活用しながら、貴社のニーズに寄り添います。オクタゴンで何ができるのかお気軽にお問い合わせください。