従業員が病気休暇を取得した際の欠勤面接の行い方 

オランダの労働法上、病気休職中の従業員と効果的にコミュニケーションを取ることは、円滑かつ法的に遵守されたプロセスを確保するために非常に重要です。共感を示し、オープンなコミュニケーションラインを維持し、規則を遵守することが重要です。こちらに関してよくある質問にお答えし、私たちの経験から得たヒントをお届けしたいと思います。 

欠勤インタビューを行うタイミングは？ 

従業員が短期間頻繁に体調を崩す場合、これを短期欠勤と呼びます。従業員の病欠届けを記録していれば、このケースに当てはまるかどうかを調べることができます。そのようなケースの場合、従業員と話し合うのがよいでしょう。チームや会社、自分のポジションに居心地の悪さを感じているサインかもしれません。タイムリーに話し合うことで、長期欠勤を防ぐことができるかもしれません。 

一方、従業員が長期欠勤をしている場合は、雇用主、チーム、従業員間の連絡を保つために、定期的な健康チェックや欠勤面談を行うことが一般的に推奨されています。  

欠勤面談の頻度は？ 

長期の病気休暇や欠勤をしている従業員と面談を行う頻度は、多くの場合、ArboNedによって規定されています。会社の医師やArboNedからそのような間隔が特に指定されていない場合は、少なくとも14日に1回は従業員と面談することをお勧めします。特に病気休暇の最初の6週間は、従業員と連絡を取り合い、良好な関係を維持することに大きなメリットがあります。 

欠勤面接の方法  

欠勤インタビューを行うのは緊張するかもしれませんが、従業員に注意を払っていることを示すものです。そして、あなたが従業員の健康を重要視していることを示すのです。しかし、何でもかんでも聞けばいいというものではありません。例えば、雇用主として病気の性質や原因について尋ねることはできません。また、病気の従業員が自分で何が悪いかを話したとしても、その（医療）情報を記録することは許されません。また、診断したり、医学的なアドバイスをすることも禁じられています。 

以下は、欠勤面接のアプローチ方法に関するいくつかのステップです。

• 会話の目的を示す。そうすることで、意図が明確になり、誠実なコミュニケーションができる。質問のコツは聞くことから始まる。従業員を理解すれば、雇用主であるあなたの理解も深まります。オープンな質問（「どのように」、「誰が」、「何を」、「どの程度」）をし、医学的な原因や症状については尋ねず、従業員の話を批判しないこと。 

• あえて沈黙を作る。そうすることで、相手に考えさせ、返答を練る機会を与えることができます。 

• 会話を要約する。要約することで、話し合われたトピックの概要がわかります。この概要から新しい話題を考えたり、他の話題について話し合ったりすることができます。要約をすることで、従業員はあなたが話を聞いてくれたという実感を持つことができます。また、補足や改善の機会を与えることにもなります。こうすることで、後のプロセスでの誤解を防ぐことができます。 

• 質問をして具体的な回答を得る。 従業員にとって、欠勤はしばしば問題の解決策であることがあります。この問題は身体的なものである場合もあるが、他の理由がある場合もあります。仕事上の葛藤、役職に対する知識不足、プライベートな状況での問題などを考えてみましょう。さらに質問すれば、実際の問題について話し合い、解決策を見つけることがでます。 

欠勤の会話を何度も練習すればするほど、簡単にできるようになります。いずれにせよ、誰でも習得できるのが良い点です。 欠勤者面談の一般的なコツについての続きをお読みになりたい方は、来週のこのシリーズの2回目の投稿をお見逃しなく！ 

病欠についてお気軽にお問い合わせください 

ご不明な点、あるいは欠勤面接の実施についてさらにサポートが必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。オクタゴンでは人事の専門家チームがお客様のご質問にお答えします。効率的でありながら、従業員の健康と安全にも配慮したサービスを提供することをお約束します。 

著者 Naomi Krosenbrink